A estas alturas de la pandemia del COVID-19, muchos empleadores se han dado cuenta de algo que antes era imposible o impensable: si es viable continuar con las actividades de la organización haciendo trabajo remoto. Como consecuencia de ello, ahora ven altamente probable, después del reinicio de las actividades económicas, continuar con este modo de trabajo, no sólo para la población de riesgo, sino también para aquellos trabajos que puedan desempeñarse desde cualquier otro lugar que no sea la oficina o el ambiente de trabajo propiamente dicho.
En este contexto, donde todo lo que involucra a la organización está constantemente cambiando, con nueva normativa, nuevos protocolos, nuevas formas de comunicarnos, nuevas herramientas de trabajo, nuevas estrategias corporativas, donde las decisiones corporativas se toman y se ejecutan rápidamente (lo que en otros contextos hubieran demorado meses en decidirse), pareciera que nada puede ser controlado por el trabajador.
Si a ello le sumamos algunas de sus preocupaciones como, ¿qué pasa si no puedo estar disponible todo el tiempo en la computadora o el celular porque tienen a su cuidado otras personas, sean hijos pequeños, bebés o padres mayores?, ¿qué pasa si sólo hay una computadora en casa y es la única herramienta de trabajo que también usa otro miembro de la familia para trabajar, además del hijo para recibir sus clases y todos tienen horarios de uso similares?, ¿qué pasa si se cae la señal de wifi?, ¿qué pasa si la línea de celular del trabajador, que es privada, no tiene un plan que le permita mantener una comunicación eficiente con su empleador?, el trabajo remoto se convierte en un problema en sí mismo. Entonces, el trabajador que ya se encuentra presionado por esta nueva situación, piensa: ¿cómo voy a solucionar todo esto?
Hasta el momento la normativa peruana sobre trabajo remoto se ha enfocado en un trabajador que, tiene un horario de entrada, de salida, debe contestar llamadas, debe mostrarse disponible durante todo el horario de trabajo establecido por su empleador, entre otras suposiciones que pierden de vista que, la situación en la que nos encontramos es excepcional, extraordinaria y sin precedentes por lo que trabajar de modo remoto en estas condiciones no se equipara al trabajo remoto en tiempos pre coronavirus.
A continuación presento, cinco herramientas que puede empezar a utilizar el trabajador desde este momento para mejorar el desempeño de su trabajo remoto.
Lo primero a considerar es que los encargos, avances y metas en el trabajo tendrán que cumplirse y tanto el empleador como el trabajador, que ya están trabajado fuera de su zona de confort, deben de flexibilizar sus estrategias para ejecutarlo, entonces hay que enfocarse en aquello que sí se puede controlar dentro y fuera de casa.
Una estrategia, considerando las nuevas condiciones en las que se encuentre el trabajador, es establecer un horario real de trabajo, que no necesariamente será el horario de oficina, por lo que, debe comunicarse al empleador cuáles son estos lapsos de tiempo en los que probablemente el trabajador no estará disponible pero que podrá compensar con horas luego del horario de oficina o comprometerse a trabajar por metas diarias o incluso acordar compensar con algunas horas de trabajo el fin de semana. Por supuesto que esta parte también requiere flexibilidad y empatía del empleador, para poder llegar a un acuerdo.
Una vez monitoreados los días de trabajo, los horarios, las metas diarias y semanales, pasamos a generar rutinas relacionadas a la ejecución del trabajo remoto. Para generar rutinas es importante contar con la colaboración de los demás miembros de la familia, de modo que la rutina de uso de la computadora, o de realizar labores que se requieran en el hogar sea planificada y no interfieran directamente con la ejecución del trabajo remoto.
Aun cuando la empresa contara con protocolos para trabajo remoto, el trabajador podría generar sus propias rutinas para cada día de trabajo, para iniciar el día, para establecer la hora en la que se debe comunicar con el jefe, o la hora en la que concluye el trabajo, para tomar un descanso, para interactuar con las personas con las que convive el trabajador, para cocinar o para almorzar, lo que le permitirá mantener bajo control la ejecución de su trabajo.Una técnica para administrar mejor el tiempo en casa es la llamada Técnica Pomodoro y consiste en establecer una tarea que se debe realizar y terminar durante 25 minutos (un pomodoro), sin descanso ni distracciones, luego de lo cual se tendrá un descanso de 5 minutos. Luego de 4 pomodoros se podrá tener un descanso más prolongado (entre 10 y 15 minutos). De esta manera, se asegura que el trabajador se sienta satisfecho finalizando cada tarea y le ayuda a continuar avanzando en sus pendientes.
Pero qué pasa si el trabajador se quedó sin wifi, o su hijo pequeño tuvo un accidente doméstico, o se malogró su laptop. Es aquí donde aparece la segunda herramienta, comunicar de forma asertiva y oportuna. Usar el teléfono, el correo electrónico e incluso las aplicaciones de comunicación del celular para mantenerse informado sobre las nuevas decisiones del empleador, así como para mantener informado al empleador sobre la ejecución del trabajo o los problemas que pudiera tener para ejecutarlo con el fin de encontrar una pronta solución.
Al no encontrarse en un mismo ambiente de trabajo, la comunicación asertiva y oportuna entre el empleador y trabajador es importantísima, tanto para que la empresa no pierda productividad y el empleador se muestre cercano al trabajador; como también para que el trabajador se sienta escuchado por su empleador, que pueda reportar sus avances y problemas en el trabajo, incluyendo aquellos de índole personal que le impiden momentáneamente cumplir con una obligación inmediata.
Es importante visibilizar que ahora el trabajador no sólo va a mantener comunicación paralela y en tiempo real con su jefe o su empleador, sino también con las personas con las que convive en casa. Un buen ejercicio es practicar la comunicación asertiva y oportuna también con ellos, de tal manera que, en la medida de lo posible, se genere un ambiente de trabajo agradable en casa.
Ahora bien, durante la ejecución del trabajo, habrán momentos en donde el empleador no podrá atender algunas situaciones, o incluso no podrá tomar una decisión que el trabajador deberá adoptar rápidamente, por ello es sumamente importante esta tercera herramienta: desarrollar el pensamiento crítico.
El pensamiento crítico se nutre de todo aquello que leemos, vemos y oímos, todo aquello que nutre nuestra mente no sólo en lo relativo al trabajo o nuestra profesión, sino también en tópicos tan distintos como la música, el deporte, la antropología por nombrar algunos. Al desarrollar el pensamiento crítico, se toman mejores y rápidas decisiones (en este momento no hay tiempo para mucha reflexión), sino también permite expandir la creatividad, lo que también permite salvar situaciones problemáticas.
Durante esta cuarentena muchas empresas abrieron sus portales digitales para ofrecer cursos, webinars, podcast y muchísima información gratuita sobre diversos temas. Cultivar el pensamiento crítico en estos días es sólo cuestión de elección.
Seamos honestos. Durante el trabajo remoto en tiempos de una pandemia, pueden suceder dos cosas, o que el empleador despoje de autonomía al trabajador y esté sobre él todo el tiempo para monitorear su trabajo o que por el contrario, esté tan ensimismado en su propia resolución de problemas que termina por dejar de supervisarlo, incluso dejar de encargarle tareas para finalmente, abandonarlo. Es justamente, esta última premisa que nos lleva a la cuarta herramienta: colaborar.
En tiempos de crisis, colaborar con el trabajo de otros dentro de la organización desarrolla vínculos de pertenencia y de agradecimiento. Si como trabajador no tienes encargos programados, empieza a desarrollar trabajo colaborando con alguien más dentro de la organización.
Finalmente, la quinta herramienta trata sobre aprovechar la oportunidad. Entre quedarnos paralizados por el miedo de todo lo nuevo y sin precedentes que representa una pandemia y hacer algo para ejecutar el trabajo remoto, es mejor elegir hacer algo.
Recordemos que trabajadores y empleadores tienen el mismo horizonte incierto y todos de alguna manera están equivocándose y acertando con sus actuales decisiones. El trabajador debe tener claro que no debe frenar el crecimiento de su trabajo por miedo a equivocarse en estas circunstancias. Puede repensar su manera de trabajar, los procesos en los que está involucrado dentro de la empresa, incluso puede repensar la manera de optimizar procesos o incluso proponer aquello que nunca se ha propuesto para mejorar su trabajo y el de sus compañeros. Empleadores y trabajadores están en un proceso de aprendizaje acelerado, así que nada de lo nuevo puede calificarse a priori como ineficiente o inefectivo.
Tanto empleador como trabajador saldrán reinventados después de este periodo extraordinario de pandemia, pero ese cambio sólo se puede dar, tomando decisiones igualmente extraordinarias, explorando nuevas habilidades, aptitudes y actitudes. Esta es la oportunidad, este es el momento en donde la equivocación será menos sobrevalorada y después de haber superado la pandemia habrá valido la pena todo el aprendizaje obtenido.
Por Giuliana Kaneko La Rosa